Fungsi Sistem Inventory dan Cara Mengoptimalkannya dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, inventory adalah elemen penting yang mempengaruhi kelancaran operasional dan profitabilitas. 

Tanpa manajemen inventory yang tepat, perusahaan berisiko menghadapi kelebihan atau kekurangan stok yang dapat merugikan. 

Oleh karena itu, pengelolaan inventory bukan hanya soal pencatatan, tapi juga strategi untuk menjaga kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan.

Di artikel ini, kita akan membahas apa itu inventory, fungsinya, jenis-jenisnya, dan bagaimana cara mengelolanya secara efektif.

Pengertian Inventory

Inventory adalah kumpulan barang atau produk yang disimpan oleh perusahaan untuk dijual atau digunakan dalam proses produksi di masa depan. 

Inventory mencakup bahan baku, barang dalam proses, serta produk jadi yang siap dipasarkan. 

Pengelolaan inventory yang baik sangat penting agar perusahaan dapat menjaga ketersediaan produk tanpa menimbulkan penumpukan stok yang berlebihan, yang bisa berdampak pada meningkatnya biaya operasional.

Untuk menghindari masalah tersebut, perusahaan perlu menerapkan inventory management yang efisien. 

Inventory management adalah proses perencanaan, pengadaan, pengelolaan, dan pengendalian barang atau produk yang dimiliki oleh perusahaan. 

Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat menyeimbangkan pasokan dan permintaan, sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelanggan tanpa menghadapi risiko kelebihan atau kekurangan stok.

Salah satu bentuk inventory yang penting dalam bisnis adalah merchandise inventory. 

Merchandise inventory adalah persediaan barang dagang yang dimiliki oleh perusahaan, baik yang diperoleh dari pemasok maupun hasil produksi sendiri. 

Pengelolaan merchandise inventory yang efektif memastikan ketersediaan produk di pasar, sehingga perusahaan dapat menjalankan operasional dengan lebih lancar.

Untuk mengukur efektivitas pengelolaan stok, perusahaan dapat menggunakan inventory turnover. 

Inventory turnover adalah indikator yang menunjukkan seberapa cepat suatu perusahaan dapat menjual persediaan barang dalam satu periode waktu tertentu. 

Semakin tinggi angka inventory turnover, semakin efisien perusahaan dalam mengelola stok dan mendistribusikan produk ke pelanggan.

Dengan menerapkan inventory management yang tepat, perusahaan tidak hanya dapat mengoptimalkan operasional dan mengurangi biaya penyimpanan, tetapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan ketersediaan produk sesuai permintaan pasar.

Baca juga: 10 Cara Mengoptimalkan Inventory Management Bagi Bisnis

Fungsi Sistem Inventory dalam Bisnis

Inventory bukan hanya sekadar tumpukan barang di gudang, tetapi aset penting yang menjaga operasional tetap efisien dan bisnis tetap kompetitif. 

Berikut beberapa fungsi penting inventory dalam perusahaan:

1. Menjaga Produksi dan Penjualan Tetap Lancar

Inventory yang dikelola dengan baik memastikan bahan baku dan produk siap jual tersedia kapan saja dibutuhkan. 

Ini artinya, proses produksi bisa berjalan tanpa hambatan, dan penjualan pun tetap lancar. Tanpa stok yang cukup, kamu bisa kehilangan momentum pasar.

2. Mengurangi Risiko Kehabisan Stok

Inventory berperan penting dalam mencegah terjadinya kehabisan stok. Jika stok barang habis, produksi bisa terhambat, dan peluang penjualan bisa hilang begitu saja. Dengan manajemen inventory yang tepat, risiko ini bisa diminimalisir.

3. Memenuhi Permintaan Pasar yang Dinamis

Kondisi pasar selalu berubah, dan inventory yang cukup memberikan fleksibilitas untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang beragam. 

Baik saat permintaan meningkat pesat atau saat pelanggan membutuhkan produk dengan segera, inventory siap mendukung perusahaan untuk merespons lebih cepat.

4. Meningkatkan Pengelolaan Keuangan

Pengelolaan inventory yang efisien bukan hanya soal barang, tetapi juga soal keuangan. 

Dengan memantau arus barang secara cermat, perusahaan bisa mengelola arus kas dengan lebih baik dan mengoptimalkan pengeluaran. 

Hal ini berkontribusi langsung pada peningkatan profitabilitas perusahaan.

5. Menjaga Konsistensi Harga di Pasar

Dengan inventory yang cukup, perusahaan bisa menjaga kestabilan harga produk di pasar. 

Fluktuasi harga yang disebabkan oleh pasokan dan permintaan bisa ditekan, memberi kepercayaan lebih kepada pelanggan dan menjaga citra perusahaan sebagai penyedia produk yang stabil dan dapat diandalkan.

Jenis-Jenis Inventory

Sumber: freepik.com

Inventory memegang peran penting dalam kelancaran operasional bisnis. Setiap jenisnya memiliki fungsi strategis dalam rantai pasokan. 

Dengan memahami perbedaannya, perusahaan bisa mengelola stok lebih efisien dan meminimalkan risiko. 

Berikut adalah 5 jenis inventory yang umum ditemukan dalam bisnis:

1. Bahan Baku (Raw Materials)

Bahan baku adalah fondasi utama dalam proses produksi. Tanpa bahan ini, mustahil menciptakan produk akhir. 

Misalnya, industri mebel membutuhkan kayu berkualitas tinggi, sementara industri otomotif mengandalkan baja sebagai komponen utama.

2. Barang dalam Proses (Work-in-Progress)

Produk yang belum selesai diproduksi termasuk dalam kategori ini. Barang dalam proses menggambarkan tahap peralihan dari bahan mentah menjadi produk jadi. 

Contohnya, suku cadang mobil yang masih dalam tahap perakitan sebelum menjadi kendaraan utuh.

3. Barang Jadi (Finished Goods)

Setelah melewati proses produksi, barang jadi siap untuk dijual. Inventory ini menjadi aset utama dalam memenuhi permintaan pasar. 

Sepasang sepatu yang sudah siap dikirim ke toko ritel adalah contoh barang jadi yang siap menemui konsumennya.

4. Inventory Cadangan (Safety Stock)

Ketidakpastian pasar membuat perusahaan perlu menyimpan stok cadangan. Inventory ini menjadi solusi saat terjadi lonjakan permintaan atau gangguan rantai pasokan. 

Contohnya, produk musiman yang disimpan dalam jumlah besar menjelang puncak penjualan.

5. Inventory Transit (Transit Inventory)

Barang yang sedang dikirim dari satu lokasi ke lokasi lain termasuk dalam inventory transit. Misalnya, produk yang sedang dalam perjalanan dari pabrik ke gudang atau dari gudang ke toko ritel. 

Mengelola inventory ini dengan baik dapat mempercepat distribusi dan menghindari keterlambatan pasokan.

Tips Mengelola Inventory yang Efektif

Mengelola inventory bukan sekadar menyusun stok di rak. Jika tidak ditangani dengan baik, bisnis bisa mengalami kehilangan keuntungan, arus kas terganggu, bahkan kehilangan pelanggan. 

Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola inventory secara efektif.

1. Prioritaskan Inventory Berdasarkan Kategori Penting

Tidak semua barang dalam inventory memiliki nilai yang sama. Kelompokkan produk berdasarkan tingkat kepentingan dan perputaran stok. 

Identifikasi barang yang sering terjual dan harus selalu tersedia, serta produk bernilai tinggi yang bergerak lebih lambat. 

Dengan strategi ini, kamu bisa menghindari kehabisan stok atau penyimpanan berlebih yang membebani keuangan.

2. Lacak Detail Produk Secara Akurat

Setiap produk dalam inventory memiliki informasi penting seperti SKU, barcode, pemasok, dan nomor lot. 

Dengan mencatat data ini secara rinci, kamu bisa melacak perubahan harga akibat faktor eksternal seperti kelangkaan atau tren musiman. 

Memiliki catatan yang rapi juga membantu dalam perencanaan restock yang lebih akurat.

3. Audit Stok Secara Rutin

Banyak bisnis melakukan stok opname tahunan, tetapi pendekatan yang lebih efektif adalah melakukan pengecekan berkala. 

Barang dengan perputaran tinggi sebaiknya dihitung lebih sering, misalnya mingguan atau bulanan. 

Dengan audit yang konsisten, kamu bisa memastikan stok fisik sesuai dengan data sistem.

4. Evaluasi Performa Pemasok

Pemasok yang sering terlambat atau mengirim barang yang tidak sesuai spesifikasi bisa mengganggu operasional bisnis. Jika masalah terus berulang, komunikasikan dengan pemasok dan cari solusi. 

Jika perlu, pertimbangkan untuk beralih ke pemasok lain yang lebih andal untuk menjaga kestabilan stok.

5. Terapkan Prinsip 80/20 dalam Manajemen Stok

Sebagian besar keuntungan bisnis biasanya berasal dari sekitar 20% produk. Fokuslah pada produk-produk ini dengan memantau siklus penjualannya secara detail. 

Pastikan stok selalu tersedia dan lakukan analisis penjualan secara berkala untuk mengoptimalkan perputaran barang.

6. Standarisasi Proses Penerimaan Barang

Setiap karyawan yang menangani stok harus mengikuti prosedur standar dalam menerima, mengecek, dan mencatat barang masuk. 

Jika tidak ada standar yang jelas, perbedaan kecil dalam pencatatan bisa menyebabkan selisih besar dalam laporan akhir bulan. Pastikan semua transaksi diverifikasi dan dicatat dengan akurat.

7. Analisis Data Penjualan Secara Mendalam

Melacak penjualan bukan sekadar mengetahui total barang yang terjual. Pahami tren yang terjadi, produk mana yang laris di waktu tertentu, barang musiman, atau kombinasi produk yang sering dibeli bersamaan. 

Dengan memahami pola ini, kamu bisa menyusun strategi stok yang lebih efektif.

8. Kendalikan Restock Secara Mandiri

Beberapa vendor menawarkan layanan restock otomatis, tetapi ini bukan selalu pilihan terbaik. 

Vendor cenderung fokus pada penjualan produk mereka, bukan profitabilitas bisnismu. 

Dengan mengelola restock sendiri, kamu bisa memastikan barang yang masuk benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis.

9. Investasi pada Software Manajemen Inventory

Jika bisnis masih kecil, mungkin spreadsheet masih cukup untuk mencatat stok. 

Namun, seiring pertumbuhan bisnis, pencatatan manual bisa menyita waktu dan meningkatkan risiko kesalahan. 

Gunakan software manajemen inventory yang dapat mengotomatisasi pelacakan stok, menganalisis tren penjualan, dan mempermudah pembukuan.

10. Integrasikan Teknologi dalam Sistem Inventory

Selain software manajemen inventory, perangkat lain seperti scanner barcode dan sistem POS dapat meningkatkan efisiensi operasional. 

Pastikan semua sistem yang digunakan saling terintegrasi agar data stok selalu akurat tanpa perlu input manual yang berisiko menimbulkan kesalahan.

Baca juga: Memahami Pengertian Point of Sales (POS), Fungsi, dan Sistem Kerjanya

Kesimpulan

Inventory adalah salah satu aset paling penting dalam bisnis. Dengan pengelolaan yang tepat, bisnis bisa lebih efisien, menghindari kerugian, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Memahami jenis inventory, fungsi, dan strategi pengelolaan yang efektif akan membantu bisnis berkembang lebih pesat.

Ingin kelola inventory bisnis kulinermu dengan lebih praktis dan efisien? 

Manfaatkanlah solusi ESB Core, sistem ERP yang memungkinkan otomatisasi proses bisnis, pengelolaan stok multi-cabang, serta pemantauan performa bisnis secara real-time. 

Pastikan bisnis selalu dalam kendali, kapan pun dan di mana pun! Yuk, konsultasikan bisnismu sekarang!