Bukti Transaksi Penting? Coba Pelajari di Sini!

Bukti transaksi, menjadi hal penting bagi para pelaku usaha yang kerap kali melakukan belanja demi kebutuhan operasional untuk berjalannya suatu bisnis.

Namun, apakah kamu sering meminta bukti dari transaksi pembelian yang sudah dilakukan?

Meskipun bagi sebagian orang bukti transaksi ini hanyalah lembaran nota biasa dan tidak ada harganya, namun bagi para pelaku bisnis justru bukti ini bisa menjadi salah satu penguat untuk tiap kali laporan keuangan dalam suatu usaha loh.

Dalam artikel kali ini akan membahas apa itu bukti transaksi, tujuan, manfaat, sampai jenis-jenis bukti transaksi.

Mengenal Apa Itu Bukti Transaksi?

Secara sederhana, bukti transaksi adalah dokumen yang membuktikan terjadinya transaksi dan menunjukkan tanggung jawab suatu pihak terhadap pihak lain. 

Dokumen ini juga mencatat aktivitas yang menyebabkan perubahan pada harta atau keuangan yang dimiliki. 

Semisal menjual sebagian harta, melakukan pembayaran listrik, membeli sejumlah barang atau pun membayar kebutuhan sehari – hari.

Dalam sebuah perusahaan, pencatatan transaksi keuangan yang dimaksud ialah suatu kegiatan yang dilakukan secara berkala oleh perusahaan, seperti pencatatan pembelian barang, pembayaran gaji, dan lain sebagainya. 

Dalam istilah akuntansi, pencatatan transaksi keuangan ini merupakan hal mendasar dan harus diterapkan.

Dengan adanya sebuah catatan keuangan yang terstruktur, segala macam jenis transaksi keuangan perusahaan kamu bisa dipertanggungjawabkan dalam bentuk laporan keuangan.

Transaksi keuangan ini sebenarnya memang memiliki dampak cukup berpengaruh pada kondisi keuangan suatu perusahaan maupun organisasi tertentu. 

Dengan adanya bukti transaksi tersebut, kamu dapat dengan mudahnya mencocokkan nilai transaksi yang terjadi dalam pencatatan keuangan bisnis kamu.

Baca juga: 7 Keuntungan Transaksi Online Bagi Pemilik Usaha di Era Digital

Tujuan Adanya Bukti Transaksi

Sumber: Freepik.com

Pencatatan transaksi keuangan dalam bentuk bukti transaksi ini ternyata memiliki banyak sekali tujuan yang berguna bagi perusahaan maupun unit usaha, diantaranya adalah sebagai berikut:

• Memberikan detail perubahan sumber keuangan akibat transaksi
• Menyediakan laporan keuangan terpercaya untuk pengguna
• Memberikan informasi tentang sumber dana, modal, dan kewajiban
• Mencegah kesalahpahaman dengan menyimpan bukti transaksi secara rapi
• Membantu memperkirakan potensi usaha dan keuntungan.

Manfaat yang Diperoleh dari Adanya Bukti Transaksi

Sumber: Freepik.com

Selain mempunyai beberapa tujuan tertentu, pencatatan bukti transaksi ini pun ternyata memiliki fungsi dan manfaat untuk sistem bisnis, seperti halnya:

• Bisa diketahui oleh pihak yang memiliki tanggung jawab atas transaksi yang telah terjadi
• Dapat menghindari terjadinya duplikasi pengumpulan data keuangan perusahaan
• Menjadi media yang tepat dalam pengumpulan data informasi keuangan
• Bisa meminimalisir kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan keuangan
• Menjadi dasar atas pencatatan akuntansi keuangan.

Baca juga: 5 Faktor Layanan Pesan Antar Makanan Makin Menjamur

Mengenal Macam – Macam Bukti Transaksi

Sumber: Freepik.com

Sudahkah kamu mendapatkan gambaran mengenai bukti transaksi, manfaat, dan tujuannya? 

Selain itu, kamu juga perlu tahu bahwa bukti transaksi memiliki banyak jenis. Berikut adalah beberapa contoh bukti transaksi yang sering kamu temui:

• Memo: Berisi tulisan singkat dan jelas yang mudah dipahami. Biasanya, memo terdiri dari beberapa baris dan termasuk bukti eksternal
• Nota Kredit: Digunakan untuk membuktikan adanya pengurangan hutang dalam perusahaan, yang bisa terjadi karena pengembalian barang atau penurunan harga.
• Nota Debit: Digunakan untuk menunjukkan permintaan pengurangan harga pada penjual atau sebagai bukti pengembalian barang yang tidak sesuai.
• Nota Kontan: Bukti transaksi yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai tanda pembayaran tunai atau cash.
• Faktur (Invoice): Dokumen yang berisi rincian produk yang sudah dijual, beserta jumlah dan harganya. Biasanya, faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.
• Kuitansi: Bukti transaksi yang diberikan saat menerima sejumlah uang, berfungsi sebagai tanda terima dan menunjukkan jumlah uang yang diterima.
• Cek: Perintah pembayaran yang dibuat oleh pemilik rekening bank tertentu untuk membayar sejumlah uang yang tercantum di dalamnya.
• Bilyet Giro: Surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah bank ke rekening penerima, baik dari bank yang sama atau berbeda.
• Bukti Setoran Bank: Bukti transaksi ini berupa slip setoran yang disediakan oleh bank, digunakan sebagai catatan setoran uang, seperti untuk investasi atau tabungan.
• Rekening Koran: Bukti mutasi kas bank yang disusun secara terperinci dan diberikan kepada nasabah untuk melihat riwayat transaksi.

Dengan mengetahui berbagai jenis bukti transaksi ini, kamu dapat lebih mudah memahami proses administrasi dan keuangan yang terjadi dalam bisnis atau kehidupan sehari-hari.

Baca juga: Bingung Bikin Invoice Pembayaran? Ini 7 Tips Membuatnya

Kesimpulan

Itulah beberapa informasi seputar pentingnya bukti transaksi yang wajib kamu ketahui. 

Bagi kamu pemilik bisnis, membuat sistem dalam mencatat transaksi keuangan perusahaan memang sudah seharusnya dilakukan. 

Bukti transaksi menjadi hal yang harus selalu ada ketika membuat pencatatan atau pembukuan.

Kini perusahaan penyedia aplikasi sistem pencatatan transaksi bisnis juga sudah banyak. ESB bisa kamu masukkan dalam salah satu rekomendasi pilihan untuk bisnis kamu. 

Dengan ESB Core (ERP) yang dimilikinya, ESB mendukung penggunaan layanan invoice. 

Sehingga dengan menggunakan layanan ESB, bisnis kamu dapat mewujudkan proses pembelian secara efisien, mengurangi risiko terjadi fraud dengan signifikan, serta menghindari kerugian akibat pembelian yang tidak tercatat.