Contoh Invoice Tagihan dan Pembayaran untuk Bisnismu

Dalam dunia bisnis, transaksi keuangan terjadi setiap hari. Baik bisnis kecil maupun besar membutuhkan pencatatan yang rapi agar arus kas tetap sehat. 

Salah satu dokumen yang berperan penting dalam pencatatan transaksi adalah invoice. Invoice bukan sekadar lembaran tagihan, tetapi juga bukti sah atas transaksi yang terjadi.

Lalu, apa itu invoice? Apa saja manfaatnya bagi bisnis? Dan bagaimana cara membuat invoice yang efektif? Simak pembahasan berikut!

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen penting dalam dunia bisnis yang berperan sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli. Dokumen ini mencatat detail pembayaran yang harus diselesaikan oleh pelanggan, termasuk daftar barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayarkan, serta tenggat waktu pembayaran. Dengan adanya invoice, transaksi menjadi lebih transparan dan terstruktur, meminimalkan potensi kesalahpahaman antara kedua belah pihak.  

Dalam operasional bisnis, invoice bukan sekadar selembar kertas atau file digital. Dokumen ini menjadi penghubung antara penjual dan pembeli, memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan jelas. Selain itu, invoice juga membantu dalam pencatatan keuangan, baik untuk kepentingan pelaporan pajak maupun analisis bisnis. Keberadaannya mempermudah pengelolaan arus kas dan memantau tagihan yang belum dibayar.  

Seiring berkembangnya dunia digital, invoice kini hadir dalam bentuk elektronik yang lebih efisien dan mudah diakses. 

Invoice elektronik memungkinkan bisnis mengelola transaksi dengan lebih cepat, mengurangi risiko kehilangan dokumen fisik, serta mempercepat proses pembayaran. 

Baik dalam bentuk cetak maupun digital, invoice tetap menjadi elemen kunci dalam menjaga kepercayaan dan profesionalisme dalam bisnis.

Baca juga: Penting Untuk Kelola Keuangan Bisnis, Ini Contoh Jurnal Transaksi yang Benar!

Fungsi Invoice

Invoice bukan sekadar dokumen transaksi. Di balik setiap lembarannya, ada peran penting yang membantu bisnis berjalan lebih lancar dan profesional. Berikut beberapa fungsi dari invoice:

1. Sebagai Bukti Tagihan yang Sah

Invoice berisi rincian pembelian yang jelas, memastikan pelanggan mengetahui jumlah yang harus dibayar dan tenggat waktunya. Dokumen ini memuat rincian lengkap dari transaksi yang telah dilakukan, memudahkan kedua pihak dalam menyelesaikan kewajiban finansial.

2. Sumber Informasi Produk atau Jasa

Invoice adalah sumber data yang jelas mengenai barang atau jasa yang telah dibeli. Hal ini mempermudah pelanggan untuk melihat apa yang telah diterima, serta menjaga transparansi dalam setiap transaksi.

3. Kalkulasi Pembayaran yang Transparan 

Dengan menyertakan informasi tentang harga, pajak, dan biaya lain yang terkait, invoice memberikan gambaran jelas mengenai total pembelian dan metode pembayaran yang disepakati sebelumnya. Ini memastikan bahwa tidak ada keraguan dalam proses pembayaran.

4. Mempermudah Pembukuan Keuangan

Bagi pengusaha, invoice membantu dalam pembukuan yang lebih terstruktur. Pengelolaan keuangan menjadi lebih mudah karena setiap transaksi tercatat dengan rinci, memberi kemudahan dalam memantau arus kas dan perkembangan bisnis.

5. Sebagai Rujukan

Invoice bisa digunakan sebagai bukti transaksi untuk penjualan kembali atau penyelesaian sengketa jika ada perbedaan dalam penagihan dan pengiriman barang.

Aspek Penting dalam Template Invoice

Invoice yang jelas dan profesional bikin transaksi lebih lancar dan minim kesalahpahaman. 

Setiap elemennya harus tersusun rapi agar mudah dipahami oleh pembeli dan mempermudah pencatatan keuangan. Yuk, cek aspek penting yang wajib ada di template invoice:

1. Nomor Invoice

Setiap invoice harus punya nomor unik agar mudah dicari dan dijadikan referensi saat dibutuhkan.

2. Tanggal Invoice & Jatuh Tempo

Tanggal invoice menunjukkan kapan dokumen dibuat, sementara tanggal jatuh tempo memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.

3. Identitas Penjual & Pembeli

Cantumkan nama serta alamat lengkap penjual dan pembeli untuk memudahkan proses administrasi.

4. Deskripsi Barang atau Jasa

Tulis detail barang atau jasa yang dijual, termasuk jumlah dan harga per unit, agar tidak ada kebingungan.

5. Total Tagihan

Sertakan jumlah total yang harus dibayar, lengkap dengan pajak atau biaya tambahan jika ada.

6. Metode Pembayaran

Jelaskan metode pembayaran yang diterima, seperti transfer bank atau e-wallet, agar transaksi lebih fleksibel.

7. Catatan Tambahan

Tambahkan informasi penting seperti syarat pembayaran atau kebijakan retur agar kedua belah pihak lebih paham.

Baca juga: Jangan Bingung Lagi! Kenali Ragam Metode Term of Payment untuk Bisnis Kuliner Kamu

Contoh Invoice Tagihan Pembayaran

Setelah tahu apa itu invoice dan elemen-elemen pentingnya, sekarang saatnya melihat contohnya. Berikut beberapa contoh invoice yang bisa jadi referensi buat kamu. Yuk, cek selengkapnya!

1. Invoice Sederhana

Untuk usaha kecil dengan transaksi yang tidak terlalu rumit, invoice sederhana bisa jadi pilihan tepat. Formatnya ringkas, berisi informasi dasar seperti nama barang atau jasa, jumlah, dan total biaya.

Invoice ini mencakup nama bisnis, tanggal penerbitan, nomor invoice, rincian barang atau jasa, jumlah, harga satuan, subtotal, total akhir, serta metode pembayaran. Cocok buat kamu yang ingin sistem pembayaran lebih rapi dan efisien.

Berikut contoh invoice sederhana:

Sumber: equiperp.com

2. Invoice Pembayaran

Invoice pembayaran berfungsi sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan transaksi. Dokumen ini mencantumkan jumlah yang dibayarkan, tanggal pembayaran, dan metode yang digunakan.

Di dalamnya, terdapat informasi perusahaan, nomor invoice, tanggal penerimaan, rincian barang atau jasa, total pembayaran, metode pembayaran, serta tanda terima resmi. Dengan invoice ini, bisnis bisa lebih mudah melacak arus kas masuk.

Contoh invoice pembayaran:

Sumber: equiperp.com

3. Invoice Tagihan

Invoice tagihan memberikan rincian jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan, lengkap dengan tanggal jatuh tempo. 

Dengan dokumen ini, bisnis dapat memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.

Isi invoice ini meliputi nama pelanggan, nomor invoice, tanggal penerbitan dan jatuh tempo, rincian barang atau jasa, harga satuan, subtotal, pajak, total biaya, serta instruksi pembayaran. 

Dokumen ini membantu pelanggan mengingat kewajiban pembayaran agar bisnis tetap lancar.

Berikut contoh invoice tagihan:

Sumber: equiperp.com

4. Invoice Pro Forma

Invoice pro forma bersifat sementara dan diberikan sebelum transaksi final. Dokumen ini membantu pelanggan mendapatkan gambaran estimasi biaya sebelum menyetujui pembelian.

Di dalamnya terdapat nama perusahaan, nomor proforma invoice, rincian barang atau jasa, jumlah, harga satuan, total perkiraan, pajak, biaya pengiriman, dan syarat pembayaran. Pro forma ini memastikan transparansi sebelum transaksi diselesaikan.

Berikut contoh invoice pro forma:

Sumber: equiperp.com

Kesimpulan

Invoice bukan hanya dokumen tagihan, tetapi juga alat penting dalam mengelola keuangan bisnis. 

Dengan invoice yang rapi dan profesional, bisnis bisa menjalankan transaksi dengan lebih lancar, meningkatkan kredibilitas, serta mengoptimalkan pencatatan keuangan.

Kelola bisnis kulinermu dengan lebih mudah menggunakan ESB POS, aplikasi kasir holistik untuk bisnis kuliner. 

Dengan ESB POS, kamu dapat mengelola keuangan bisnis dengan lebih praktis dan teratur. Hubungi kami sekarang dan temukan solusi terbaik untuk bisnismu!