9 Cara Membuat Laporan Stok Barang untuk Restoran dan Usaha Kuliner

Mengelola stok barang secara efektif adalah salah satu kunci keberhasilan dalam menjalankan restoran atau usaha kuliner. 

Stok barang yang terkelola dengan baik membantu memastikan ketersediaan bahan baku, mengurangi pemborosan, dan mendukung kelancaran operasional bisnis. 

9 Cara Membuat Laporan Stok Barang

Dalam artikel ini, ESB akan membahas tips membuat laporan stok barang yang praktis dan mudah diterapkan untuk bisnis kuliner kamu.

1. Kenali Jenis Barang yang Harus Dicatat

Sebelum membuat laporan stok barang, langkah pertama adalah mengenali jenis barang yang perlu dicatat. Barang-barang ini biasanya terdiri dari:

• Bahan baku utama, seperti daging, sayuran, dan rempah-rempah.
• Bahan pendukung, seperti minyak goreng, bumbu instan, atau bahan pelengkap lainnya.
• Barang non-konsumsi, seperti kemasan, tisu, atau perlengkapan dapur.

Dengan memahami jenis barang yang perlu dicatat, kamu dapat membuat laporan stok yang lebih terorganisir dan relevan.

2. Gunakan Format Laporan yang Sesuai

Sumber: ESB

Pilih format laporan stok barang yang paling cocok dengan kebutuhan restoran kamu. 

Berikut beberapa elemen yang wajib ada dalam laporan:

• Nama barang
• Kode barang (jika diperlukan)
• Jumlah awal stok
• Barang masuk (pembelian atau penerimaan)
• Barang keluar (penggunaan atau penjualan)
• Jumlah stok akhir

Gunakan aplikasi spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets untuk membuat laporan yang rapi dan mudah diakses.  Kamu juga bisa mempertimbangkan aplikasi khusus manajemen stok barang yang menawarkan fitur otomatisasi.

3. Tetapkan Frekuensi Pencatatan

Frekuensi pencatatan sangat penting dalam menjaga laporan stok barang tetap akurat. Sesuaikan frekuensi dengan kebutuhan operasional bisnis kamu, misalnya:

• Harian: Cocok untuk restoran dengan volume transaksi tinggi.
• Mingguan: Ideal untuk usaha kuliner dengan skala menengah.
• Bulanan: Untuk barang yang jarang digunakan atau memiliki masa simpan panjang.

Pastikan laporan diperbarui secara konsisten agar data tetap relevan.

4. Lakukan Audit Stok Secara Berkala

Selain mencatat stok barang, lakukan audit secara berkala untuk memverifikasi kecocokan antara laporan dan kondisi fisik barang di gudang. 

Audit stok dapat membantu:

• Memastikan bahan baku masih dalam kondisi baik
• Mengurangi risiko kehilangan barang
• Mengidentifikasi selisih stok (stock discrepancy)

5. Gunakan Teknologi untuk Efisiensi

Manfaatkan teknologi seperti aplikasi manajemen restoran atau sistem POS (Point of Sale) yang terintegrasi untuk mengelola stok barang dengan lebih efisien.

Beberapa manfaat menggunakan teknologi ini meliputi:

• Otomatisasi perhitungan stok
• Peringatan ketika stok hampir habis
• Integrasi dengan laporan penjualan untuk analisis kebutuhan bahan baku.

Salah satu sistem yang bisa kamu coba adalah ESB Core, yang mendukung pengelolaan stok barang secara real-time dan multi-outlet.

6. Terapkan Sistem FIFO (First In, First Out)

Sistem FIFO membantu memastikan barang yang masuk lebih dulu digunakan lebih dulu. Hal ini penting untuk:

• Mengurangi risiko bahan baku kadaluarsa

• Menjaga kualitas makanan yang disajikan

Pastikan staf kitchen memahami pentingnya sistem ini dan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

7. Sertakan Informasi Detail dalam Laporan

Laporan stok barang yang komprehensif harus menyertakan informasi tambahan, seperti:

• Harga pembelian: Untuk membantu menghitung biaya operasional
• Masa kadaluarsa: Agar bahan baku dapat digunakan sebelum rusak
• Catatan khusus: Misalnya, barang dalam kondisi rusak atau perlu pemesanan ulang.

8. Libatkan Tim dalam Pengelolaan Stok

Ajarkan seluruh tim, terutama staf kitchen dan gudang, untuk memahami pentingnya laporan stok barang. Libatkan mereka dalam:

• Proses pencatatan barang masuk dan keluar
• Pengawasan kualitas bahan baku
• Pemantauan jumlah stok harian.

9. Analisa Stok Barang

Analisis data laporan stok barang secara rutin untuk memahami pola penggunaan barang. 

Data ini dapat membantu:

• Memperkirakan kebutuhan bahan baku di masa mendatang
• Menghindari overstock atau understock
• Menyesuaikan jumlah pembelian berdasarkan tren penjualan.

Baca juga: Pentingnya Pembukuan Keuangan: 5 Langkah Praktis untuk Pelaku UMKM!

Mengapa Manajemen Stok Barang Penting bagi Restoran

Sumber: Freepik

Manajemen stok barang yang baik membantu restoran menjaga persediaan makanan dan bahan baku yang tepat, sehingga selalu tersedia untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, sekaligus menghindari pemborosan dan kerugian. 

Restoran yang menerapkan manajemen stok barang secara efektif lebih cenderung meraih kesuksesan jangka panjang.

Manfaat Laporan Stok Barang untuk Restoran

Manajemen stok barang yang tepat dapat mengurangi pemborosan dan kerugian makanan, mempermudah kerja sama dengan supplier, menekan biaya barang, meningkatkan keuntungan, dan memastikan pelanggan tetap puas.

Berikut beberapa manfaat manajemen stok barang yang perlu kamu ketahui:

1. Mengurangi Kerugian Makanan

Sekitar 10% makanan yang dibeli restoran terbuang sebelum sampai ke pelanggan, sehingga kerugian dapat diminimalisir.

Hal ini sering terjadi karena restoran membeli bahan makanan terlalu banyak dalam satu waktu, sehingga makanan tersebut rusak sebelum bisa disajikan.

2. Menurunkan Biaya Barang

Biaya makanan biasanya mencapai 28% hingga 35% dari total biaya restoran. Biaya ini bisa meningkat jika makanan rusak atau terbuang begitu saja.

3. Manajemen Pemasok yang Lebih Efisien

Dengan manajemen inventaris, restoran bisa lebih mudah melacak bahan makanan dan pembelian yang dilakukan. Hal ini mempermudah pengelolaan pembelian dan pembayaran kepada pemasok.

4. Penyediaan Inventaris Otomatis

Manajemen inventaris memberikan informasi tentang tingkat persediaan bahan makanan restoran. Sistem ini juga secara otomatis memperbarui persediaan bahan sesuai kebutuhan, sehingga menghindari pemborosan.

5. Pelanggan yang Lebih Puas

Dengan memastikan semua bahan yang dibutuhkan untuk menu tersedia, restoran dapat membangun hubungan dengan pelanggan yang kembali dan memastikan kepuasan mereka.

6. Keuntungan yang Meningkat

Biaya barang yang terjual mempengaruhi keuntungan bersih restoran. Dengan mengurangi pemborosan, manajemen inventaris membantu menekan biaya barang yang terjual, yang pada akhirnya meningkatkan keuntungan restoran.

Baca juga: Panduan Lengkap Membuat Surat Jalan untuk Bisnis Kuliner

Kesimpulan

Laporan stok barang yang akurat dan terorganisir adalah pondasi penting bagi restoran dan usaha kuliner. 

Dengan menerapkan tips di atas, kamu dapat memastikan kelancaran operasional bisnis sekaligus mengoptimalkan penggunaan bahan baku. 

Jangan lupa untuk memanfaatkan teknologi sistem ERP seperti ESB Core untuk mempermudah pengelolaan stok barang dan meningkatkan efisiensi bisnis kamu.