Mengenal Berbagai Jenis Sales Report dan Cara Membuatnya

Mengelola bisnis tanpa memantau laporan penjualan sama halnya dengan berusaha mencapai tujuan tanpa arah yang jelas. Mungkin tujuan akhirnya sudah ditetapkan, tapi tanpa data yang jelas, perjalanan bisa penuh hambatan. Di sinilah sales report berperan penting. Laporan ini bukan hanya sekumpulan angka, tapi juga panduan strategis untuk mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu sales report, pentingnya laporan penjualan dalam bisnis, jenis-jenisnya, serta langkah-langkah membuat laporan penjualan yang efektif.

Apa itu Sales Report?

Sales report adalah dokumen yang merangkum detail operasional penjualan bisnis dalam periode waktu tertentu. Laporan ini umumnya mencakup data seperti jumlah penjualan yang berhasil dilakukan, prospek, akun baru, serta pendapatan dan biaya operasional selama periode tersebut.  

Selain sebagai catatan transaksi, sales report juga berfungsi sebagai alat analisis. Bisnis dapat menggunakannya untuk mengevaluasi setiap tahap dalam saluran penjualan, menyesuaikan strategi pemasaran, serta mengembangkan inisiatif pertumbuhan yang lebih efektif.  

Sales report juga memberikan wawasan mendalam mengenai efektivitas metode penjualan, tren dan prediksi penjualan di masa depan, perbandingan kinerja dengan periode sebelumnya, serta pemahaman yang lebih baik tentang motivasi pelanggan. Dengan begitu, bisnis dapat mengambil keputusan yang lebih tepat dan berbasis data.

Pentingnya Sales Report dalam Bisnis

Sumber: freepik.com

Sales report memiliki peran penting dalam memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi penjualan dalam periode tertentu. Dengan laporan ini, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja penjualan dan menyusun strategi yang lebih efektif untuk meningkatkan hasil di masa depan.  

Selain itu, laporan penjualan membantu mengidentifikasi aspek-aspek yang masih perlu diperbaiki agar bisnis dapat berkembang lebih optimal. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bentuk transparansi bagi investor serta mencerminkan kredibilitas perusahaan dalam menjalankan operasionalnya.

Jenis-Jenis Sales Report

Sales report atau laporan penjualan sangat penting untuk membantu bisnis memahami performa penjualan dan mengoptimalkan strategi yang digunakan. Ada beberapa jenis laporan penjualan yang dapat digunakan, tergantung pada metrik yang diukur. Berikut ini beberapa jenis sales report yang bisa membantu bisnismu berkembang:

1. Laporan Penjualan Bulanan

1) Sales KPI Report

Laporan ini berisi Key Performance Indicator (KPI) penjualan yang membantu kamu melacak progres penjualan dan menyesuaikan strategi bisnis. 

Kamu bisa mengelompokkan biaya, memantau penjualan inkremental, serta membandingkan hasil penjualan bulan ini dengan bulan sebelumnya.

2) Sales Forecasts

Laporan ini memprediksi jumlah penjualan yang akan dicapai tim dalam periode tertentu. 

Kamu bisa menggunakannya untuk mengantisipasi perlambatan musiman atau merencanakan strategi menghadapi tantangan bisnis.

3) Sales Cycle Length Report

Laporan ini mencakup seluruh proses penjualan, mulai dari peluang hingga closing deal. 

Dengan laporan ini, kamu bisa mengevaluasi kinerja tim sales dan melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai kesepakatan dengan pelanggan. 

4) Sales Conversion Report

Laporan ini mengukur efektivitas prospek di sepanjang sales funnel. Di dalamnya terdapat informasi tentang jumlah kontak, prospek yang dihasilkan, serta pencapaian bisnis dari waktu ke waktu. 

Kamu bisa menyusun laporan ini secara bulanan, mingguan, atau bahkan harian.

5) Sales & Order Report

Mengelola pesanan dalam jumlah besar bisa jadi cukup merepotkan. Namun, dengan laporan ini, kamu bisa dengan mudah melihat jumlah pesanan yang masuk, diproses, dikirim, atau dikembalikan. 

Jika ada kendala dalam proses pemesanan, kamu bisa segera mengetahui penyebabnya dan menyelesaikannya dengan cepat.

6) Sales Performance Report

Laporan ini memberikan gambaran umum tentang kinerja penjualan dalam satu bulan. Sales performance report mencakup berbagai KPI yang berbeda, sehingga kamu bisa mengevaluasi performa bisnis secara menyeluruh.

2. Laporan Penjualan Mingguan 

1) Outbound Call Report

Laporan ini mencatat panggilan yang dilakukan ke prospek dan pelanggan untuk mendorong pembelian. Dari laporan ini, kamu bisa mengevaluasi efektivitas tim sales dan mengetahui kualitas prospek yang dihasilkan.

2) Upsell and Cross-Sell Report

Laporan ini merinci jumlah dan nilai produk yang berhasil terjual melalui teknik upselling atau cross-selling. Dengan laporan ini, tim sales bisa mengidentifikasi peluang peningkatan penjualan di masa mendatang.

3) Customer Lifetime Value Report

Laporan ini menunjukkan estimasi nilai yang bisa diperoleh dari setiap pelanggan. Kamu bisa memantau laporan ini setiap minggu untuk melihat apakah nilainya meningkat atau menurun. 

Tujuan dari laporan ini adalah untuk mempertahankan pelanggan selama mungkin agar kontribusinya terhadap bisnis tetap maksimal.

4) Conversion Report

Mirip dengan laporan sales conversion bulanan, hanya saja laporan ini dibuat secara mingguan. 

Laporan ini berisi jumlah prospek yang berhasil dikonversi di setiap tahap sales funnel, serta informasi mengenai kontak dan prospek yang memenuhi syarat.

5) Rate of Return Report

Laporan ini membantu kamu memahami tingkat pengembalian produk dari pelanggan. Dengan mengetahui alasan pengembalian, kamu bisa mencari solusi untuk mengurangi retur dan meningkatkan kualitas produk atau layananmu.

3. Laporan Penjualan Harian 

1) Jumlah Pertemuan yang Diatur oleh Perwakilan

Laporan ini mencatat jumlah pertemuan yang dijadwalkan oleh tim sales setiap harinya. Meskipun tidak bisa menjamin pelanggan akan setuju untuk bertemu, laporan ini membantu kamu memantau efektivitas usaha tim dalam menjadwalkan pertemuan dengan prospek. 

2) Jumlah Peluang Penjualan

Laporan ini mencatat jumlah peluang penjualan yang muncul dari prospek berkualitas. Peluang ini bisa berupa percakapan yang berujung pada pertemuan dan membuka jalan bagi transaksi di masa mendatang.

3) Jumlah Pelanggan yang Hilang

Berbeda dari laporan lainnya, laporan ini membantu kamu mengetahui jumlah pelanggan yang berhenti bertransaksi. Ada berbagai faktor yang bisa menyebabkan pelanggan pergi, dan laporan ini bisa membantumu mengidentifikasi penyebabnya.

4) Jumlah Prospek Baru

Laporan ini cukup sederhana karena hanya mencatat jumlah prospek baru yang berhasil didapatkan oleh tim sales. Data ini bisa digunakan untuk menilai apakah strategi yang diterapkan efektif dalam menarik pelanggan baru.

5) Jumlah Penjualan/Penawaran yang Ditutup

Laporan ini menunjukkan jumlah transaksi yang berhasil ditutup dalam satu hari. Ini sangat penting bagi bisnis yang menjual produk dalam jumlah besar dengan margin keuntungan rendah, karena semakin banyak transaksi yang dilakukan, semakin tinggi keuntungan yang bisa diperoleh.

Baca juga: Apa Itu Sistem POS untuk Restoran dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Cara Membuat Sales Report

1. Tentukan Jenis Laporan yang Dibutuhkan

Langkah pertama dalam membuat sales report adalah menentukan jenis laporan yang kamu perlukan. Pilih format yang sesuai dengan data yang akan disajikan.  

Sales report bukan hanya sekadar angka dan penjelasan, tetapi juga harus menarik dan mudah dibaca. Untuk mempermudah prosesnya, kamu bisa menggunakan template laporan penjualan atau aplikasi sales report seperti CRM agar bisa membuat beberapa jenis laporan sekaligus dengan lebih efisien.

2. Ketahui Siapa Audiens Laporan Penjualan

Siapa yang akan membaca laporan ini? Jika laporan ditujukan untuk tim internal, mungkin kamu perlu memasukkan beberapa KPI yang lebih mendetail.  

Namun, jika laporan akan dipresentasikan kepada eksekutif, sebaiknya buat ringkasan yang singkat, jelas, dan mencakup informasi penting dari berbagai jenis laporan. Dengan memahami audiens, kamu bisa menyajikan laporan yang lebih relevan dan efektif.

3. Tentukan Periode Laporan

Setelah menentukan jenis laporan dan audiens, langkah berikutnya adalah menetapkan periode laporan penjualan. Apakah laporan ini akan disajikan secara harian, mingguan, bulanan, atau tahunan?  

Jangan lupa untuk membandingkan data dengan periode sebelumnya agar kamu bisa melihat tren penjualan, apakah mengalami peningkatan atau justru penurunan.

4. Sertakan Informasi yang Relevan

Mengetahui siapa audiens dan periode laporan akan membantumu dalam menentukan data apa saja yang perlu dimasukkan. Pilih informasi yang benar-benar relevan agar laporan tetap ringkas dan tidak membingungkan. Jika diperlukan, kamu juga bisa mengecualikan beberapa kumpulan data yang kurang penting untuk konteks bisnis saat ini.

5. Gunakan Grafik untuk Visualisasi Data

Sales report yang hanya berisi angka bisa sulit dipahami, bahkan membingungkan audiens. Oleh karena itu, gunakan grafik dan visualisasi data untuk memperjelas informasi yang disampaikan.  

Kamu bisa memanfaatkan aplikasi sales report yang mampu mengubah data Excel menjadi grafik otomatis, sehingga laporan menjadi lebih menarik dan mudah dipahami. 

6. Periksa Kembali Data dan Informasi

Sebelum laporan dipresentasikan, pastikan semua data dan informasi yang dimasukkan sudah benar. Jangan ragu untuk menambahkan informasi tambahan, memperbaiki grafik, atau berdiskusi dengan tim untuk memastikan laporan sudah sesuai dengan kebutuhan.

7. Sajikan Sales Report dengan Jelas

Langkah terakhir adalah menyajikan laporan dengan penjelasan yang tepat. Pastikan narasi yang kamu buat mendukung angka-angka yang ditampilkan dan memberikan gambaran yang jelas mengenai strategi atau perbaikan yang akan dilakukan ke depannya. 

Contoh Sales Report

Di bawah ini beberapa contoh sederhana dari sales report:

Sumber: templates.office.com

Sumber: jurnal.id

Sumber: bukumitra.id

Baca juga: 9 Cara Membuat Laporan Stok Barang untuk Restoran dan Usaha Kuliner

Kesimpulan

Sales report bukan sekadar kumpulan angka, tapi alat penting untuk memahami performa bisnis. Dengan laporan yang jelas dan terstruktur, keputusan bisnis bisa diambil dengan lebih tepat.

Kelola laporan penjualan bisnismu secara lebih efisien dengan memanfaatkan solusi OLIN by ESB. Dengan fitur pencatatan data, analisis keuangan, hingga laporan penjualan yang terintegrasi, kamu bisa fokus pada strategi bisnis yang lebih besar. 

Dashboard OLIN memiliki pencatatan seperti sales potential yang membantu dalam analisis bisnis secara real-time. Kelola laporan penjualan dengan lebih mudah dan akurat. Gunakan OLIN by ESB untuk optimalkan bisnis kulinermu sekarang!