Mengenal Petty Cash (Kas Kecil) Adalah: Fungsi, Jenis, dan Cara Pengelolaannya

Mengelola pengeluaran kecil dalam bisnis bisa menjadi tantangan jika tidak dicatat dengan baik. Itulah mengapa memahami petty cash atau kas kecil sangat penting. 

Tanpa pencatatan yang tepat, pengeluaran kecil dapat terabaikan, tidak terkontrol, dan berisiko memengaruhi kondisi keuangan perusahaan.

Yuk, pelajari lebih dalam tentang petty cash pada artikel ini!

Mengenal Apa Itu Petty Cash

Dalam operasional bisnis, ada banyak transaksi kecil yang tetap perlu dicatat agar keuangan perusahaan tetap transparan. 

Petty cash adalah dana kas kecil yang disiapkan perusahaan untuk membiayai pengeluaran operasional dalam jumlah kecil. 

Dana ini digunakan untuk kebutuhan sehari-hari, baik yang rutin maupun mendadak, tanpa harus melalui prosedur administrasi yang panjang. 

Agar penggunaannya tetap terkontrol, perusahaan biasanya menetapkan nominal tertentu dalam satu periode.

Setiap transaksi yang menggunakan kas kecil harus memiliki bukti yang jelas. 

Petty cash voucher adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengeluaran dari dana kas kecil. 

Dokumen ini berisi informasi seperti jumlah dana yang dikeluarkan, tujuan penggunaan, serta tanda tangan pihak yang berwenang. 

Dengan adanya petty cash voucher, setiap transaksi dapat dipantau dengan lebih akurat.

Selain itu, pencatatan kas kecil juga harus dilakukan dengan rapi dalam jurnal akuntansi. 

Petty cash journal adalah jurnal yang mencatat seluruh transaksi kas kecil dalam satu periode tertentu. 

Jurnal ini penting untuk memastikan bahwa pengeluaran kas kecil terdokumentasi dengan baik dan dapat direkonsiliasi dengan laporan keuangan perusahaan.

Agar lebih mudah dalam memantau arus kas kecil, semua transaksi juga direkap dalam catatan khusus petty cash record. 

Petty cash record adalah catatan lengkap yang berisi detail setiap transaksi kas kecil, termasuk tanggal, jumlah dana yang digunakan, serta keperluannya. 

Dengan pencatatan ini, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran dan memastikan penggunaan petty cash tetap sesuai anggaran.

Meskipun jumlahnya tidak besar, tanpa pengelolaan yang baik, petty cash bisa menjadi sumber kebocoran keuangan. 

Oleh karena itu, pencatatan yang disiplin dan pengawasan berkala sangat penting agar setiap transaksi tercatat dengan jelas dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Baca juga: Laporan Keuangan: Jenis, Manfaat, dan Pentingnya bagi Bisnis

Fungsi Petty Cash pada Bisnis

Sumber: freepik.com

Petty cash punya peran penting dalam pengelolaan keuangan bisnis. 

Meski jumlahnya kecil, dana ini membantu memastikan operasional tetap berjalan lancar. 

Berikut beberapa fungsi petty cash:

1. Mempermudah Pencatatan Pengeluaran Kecil

Tidak semua transaksi dalam bisnis bernilai besar. 

Petty cash digunakan untuk membiayai kebutuhan operasional kecil, seperti alat tulis atau konsumsi rapat. 

Dengan pencatatan terpisah, keuangan bisnis jadi lebih tertata dan transparan.

2. Meringankan Pekerjaan Akuntan

Pembukuan petty cash membantu akuntan dalam menyusun laporan keuangan. 

Dengan memisahkan transaksi kecil dari pengeluaran besar, analisis keuangan jadi lebih akurat dan efisien.

3. Sebagai Dana Darurat

Setiap bisnis bisa menghadapi kebutuhan mendadak. 

Petty cash bisa digunakan untuk membiayai kebutuhan yang muncul tiba-tiba tanpa harus menunggu proses persetujuan panjang.

4. Mencegah Kesalahan Alokasi Pembayaran

Petty cash memastikan transaksi kecil tidak tercampur dengan pembayaran bernilai besar. 

Dengan sistem pembukuan yang terpisah, setiap pengeluaran lebih mudah dilacak dan dikontrol.

Metode Pencatatan dalam Petty Cash

Dalam pengelolaan petty cash, terdapat dua metode pencatatan yang umum digunakan, yaitu Metode Tetap (Imprest Fund System) dan Metode Fluktuatif (Fluctuating Fund System). 

Setiap metode memiliki cara kerja yang berbeda sesuai dengan kebijakan perusahaan. Berikut penjelasannya:

1. Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode tetap adalah sistem pencatatan kas kecil dimana saldo kas selalu berada pada jumlah yang telah ditentukan. 

Setiap pengeluaran tidak langsung dicatat di buku jurnal, tetapi bukti transaksi dikumpulkan terlebih dahulu. 

Ketika dana petty cash hampir habis, perusahaan mengisi ulang dengan jumlah yang sama seperti total pengeluaran sebelumnya. 

Dengan cara ini, saldo kas kecil selalu kembali ke nominal awal. 

Langkah-langkah metode ini dimulai dengan pemberian sejumlah dana kepada pemegang kas kecil untuk keperluan operasional. 

Dana tersebut kemudian digunakan sesuai kebutuhan, sementara bukti transaksi dikumpulkan.

Ketika saldo hampir habis, perusahaan melakukan pengisian ulang dengan jumlah yang sama seperti pengeluaran yang telah terjadi. 

Metode ini memastikan pencatatan keuangan lebih terkontrol dan memudahkan pengelolaan dana operasional harian.

2. Metode Fluktuatif (Fluctuating Fund System)

Berbeda dengan metode tetap, metode fluktuatif memungkinkan jumlah kas kecil berubah sesuai kebutuhan. 

Tidak ada saldo tetap, sehingga perusahaan bisa menyesuaikan nominal kas yang diisi ulang berdasarkan kebutuhan operasional.

Misalnya, jika awalnya dana kas kecil sebesar Rp5 juta, jumlah pengisian ulang tidak harus sama dengan nominal awal. 

Bisa lebih atau kurang tergantung pada penggunaan sebelumnya. 

Pada metode ini, setiap transaksi dicatat dengan mendebit akun biaya dan mengkredit kas kecil, sementara jumlah dana yang disediakan akan selalu disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan. 

Metode ini lebih fleksibel dan cocok bagi perusahaan dengan kebutuhan kas kecil yang dinamis.

Baik metode tetap maupun metode fluktuatif memiliki keunggulannya masing-masing. 

Pemilihan metode bergantung pada kebijakan perusahaan serta tingkat kontrol yang diinginkan dalam pengelolaan petty cash.

Baca juga: Jangan Salah Catat! Ini Contoh Jurnal Penjualan yang Benar untuk Bisnismu

Kesimpulan

Mengelola petty cash dengan baik sangat penting untuk menjaga stabilitas keuangan bisnis.

Dengan pencatatan yang rapi melalui buku kas kecil dan petty cash journal, bisnis dapat mengontrol pengeluaran kecil tanpa kehilangan jejak transaksi.

Optimalkan manajemen keuangan bisnis kulinermu dengan solusi dari ESB Core. 

Sistem ERP ini dapat membantu mengotomatiskan proses bisnis, mulai dari pencatatan laporan keuangan hingga manajemen kas kecil. 

Dapatkan kontrol penuh atas arus kas dan pantau kinerja bisnis secara real-time dari mana saja. 

Yuk, konsultasikan bisnismu sekarang!